GDPR e form di contatto: sostituirli con un’email può essere la soluzione.

Form di contatto vs email

Grazie all’introduzione del GDPR, il nuovo regolamento europeo sul trattamento dei dati personali, si è recentemente molto discusso sul come adeguare i propri siti web alla nuova normativa.

Uno dei maggiori argomenti di dibattito è stato quello su come gestire i form di contatto: se fino ad oggi, infatti, era possibile chiedere qualsiasi tipo di informazione all’utente, facendogli magari accettare un semplice checkbox in fondo al form, oggi le cose sono un po’ più complesse. Merito certo del GDPR, ma anche di una nuova visione sul trattamento dei dati che, ricordiamolo, è un tema cha va innanzitutto a favore degli utenti, e quindi anche a della nostra privacy.

Ma cosa cambia nella pratica per i moduli di contatto?

Innanzitutto vi è l’obbligo di richiedere il minor numero di informazioni possibili. Se state collezionando il numero di telefono, ma in realtà non ne fate assolutamente uso nella vostra campagna di mail marketing, allora eliminate il campo. Così come altre informazioni, come il sesso o l’età ad esempio.

Poi c’è la questione checkbox: non devono mai essere preselezionati. Inoltre, vanno inseriti ulteriori controlli di consenso per l’accettazione della privacy, l’accettazione della normativa sull’utilizzo della mail per scopi commerciali, e vanno inserite una serie di diciture legali per informare l’utente dei suoi diritti e di come la vostra azienda, il vostro sito, utilizzerà i dati acquisiti; di come l’utente potrà chiederne la modifica o la cancellazione.

Insomma, un gran bel lavoro da fare che molto spesso però non viene recepito nella maniera più corretta. C’è da dire inoltre, che alla luce di queste nuove disposizioni è emerso come l’elemento modulo di contatto ha probabilmente fatto il suo tempo, e costituisca più un impedimento in termini di usabilità che di miglioramento all’esperienza utente. Vediamo allora quali sono le implicazioni nell’utilizzo di un form di contatto sul proprio sito web.

Le implicazioni di un form di contatti nell’usabilità di un sito web

Richiede attenzione e concentrazione

L’utente deve sempre concentrarsi nella compilazione del form, a prescindere dalla sua lunghezza. Se le informazioni specificate tramite le etichette (label) dei campi non sono ben descritte, si rischia un’esperienza frustante del tentativo di compilare il form correttamente.

Esempio di validazione di un form

La validazione è un elemento cruciale, poiché ogni form è un punto d’esposizione del sito web con il mondo, pertanto dobbiamo proteggerci cercando di forzare l’utente ad inserire i dati nel formato che abbiamo deciso. Molto spesso però, i controlli di validazione sono fatti in maniera approssimativa e ciò spesso conduce o alla frustazione dell’utente che non riesce a completare l’inserimento del modulo, oppure a dati completamente spuri e disorganizzati lato database.

Richiede sistemi di sicurezza, come il captcha.

Recaptcha

Ogni form che si rispetti deve prevenire i bot dalla sua compilazione e quindi evitare di collezionare dati inutili. A tal proposito, Google ha da tempo sviluppato e migliorato uno dei sistemi più in uso negli ultimi 10 anni: il captcha. Oggi ne esiste una versione più soft rispetto alle precedenti che obbligavano l’utente ad inserire una serie di numeri e lettere molto spesso incomprensibili, ma è sempre un sistema tecnico da implementare che spesso richiede l’aiuto di uno sviluppatore. Insomma, un elemento in più da inserire a protezione del nostro form, quando magari chiediamo solo due dati in croce.

Non c’è traccia dell’invio

Esempio di messaggio di successo post validazione form

Quando compiliamo ed inviamo un modulo di contatto, quasi sempre non abbiamo alcuna traccia del messaggio spedito. Veniamo il più delle volte rassicurati da un testo a video che ci promette che verremo ricontattati al più presto ma la verità è che non sappiamo né a quale indirizzo è stato spedito il nostro messaggio (se viene spedita una mail in background), né se è stato recapitato senza errori (in genere la validazione front-end non tiene conto di eventuali errori smtp).

Certamente si  potrebbe inserire l’ennesimo checkbox per farsi mandare una copia del messaggio ma… a questo punto non sarebbe meglio spedire un’ email direttamente?

Ed è proprio qui che le cose si fanno interessanti: i form di contatto stanno infatti progressivamente venendo completamente sostituiti dalla semplice email in chiaro. Una soluzione che ci riporta agli albori del web, ma che improvvisamente sembra tornata ad essere la cosa più semplice, veloce e sicura.

Vediamo infatti quali sono i vantaggi nell’adottare questo sistema:

Gmail logo

 

1. L’indirizzo email tratta l’utente al suo stesso livello

Visualizzare un indirizzo email come riferimento di contatto comunica innanzitutto l’esistenza di un canale dedicato, come ad esempio: assistenza@miosito.com. Inoltre, dal punto di vista dell’utente, si trasmette inevitabilmente un senso di sicurezza e confidenza, senza trincerarsi dietro a campi da compilare che ricordano molto un sistema di interazione freddo e per nulla diretto.

2. L’utente può scrivervi come vuole

L’utente può infatti comunicare con voi utilizzando il suo client di posta preferito, e lo può fare scrivendo di suo pugno le informazioni che desidera darvi. Fidatevi, questa cosa mette i vostri utenti a proprio agio e automaticamente scoraggia chi vuole inviarvi dati finti o di prova, poiché utilizzerà un indirizzo mail di sua proprietà. Certo, qualcuno potrà sempre utilizzare degli indirizzi mail temporanei, ma utilizzando un sistema di Email Obfuscation le possibilità che questo tipo di comportamento venga automatizzato si riducono al minimo.

3. Ci sarà sempre una copia di tutto

L’utente avrà una copia del messaggio nella casella della posta inviata. Sempre.

4. E lo spam?

Le mail in chiaro hanno un problema di spam a causa dei bot che scansionano i siti web e vanno alla ricerca di indirizzi email da collezionare. In questo caso. basterà utilizzare un sistema come Email Obfuscator per risolvere la questione. Inoltre, considerate sempre che se utilizzate un sistema di terze parti come Gmail, Outlook o Yahoo Mail, i loro sistemi anti-spam sono già inclusi e ben funzionanti.

I casi in cui un form di contatto è necessario.

Ci sono dei casi, tuttavia, in cui l’utilizzo di un modulo di contatto è vivamente indicato. Si tratta ad esempio di sistemi di ticketing, dove è necessario che la richiesta di un utente sia registrata e memorizzata tramite una serie di proprietà. Si realizza quindi un modulo che pre-formatti le richieste ed invii i dati direttamente ad un servizio web-service in grado poi di memorizzare il tutto su di un database.

Un altro caso è quello in cui il form stesso costituisce un elemento grafico vincolante dal quale prescinde l’intera struttura del layout.

In generale, le uniche situazioni in cui un modulo contatti è necessario sono quando si vuole in un qualche modo organizzare “a monte” le informazioni che l’utente ci sta per inviare. Ma anche in questo caso, “less is more“: non abbondate con i campi (il GDPR vi controlla), cercate di rimanere semplici e soprattutto immedesimatevi nell’utente. Chi compilerebbe mai un modulo con decine di campi che scrollano per tutta la pagina?

Conclusione

C’è infine una motivazione ben valida per sostituire un form di contatti con un semplice indirizzo email: non c’è infatti bisogno di applicare alcuna modifica per essere in regola secondo il GDPR, in quanto non si collezionano direttamente dati dell’utente, ma è invece quest’ultimo che invierà le informazioni secondo il suo criterio. Inoltre, si creerà un canale di contatto diretto con gli utenti senza incappare nella gestione di plugin per i moduli, problemi di sicurezza o altro.


Attenzione: una comunicazione via mail può costituire comunque un canale di raccolta dati. È pertanto strettamente necessario che consultiate sempre un esperto di privacy e GDPR per capire se la vostra Privacy Policy copre e comprende eventualmente anche questa modalità.